AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
★ Cơ Bản 3 · Tự Động Hoá Doanh Nghiệp · Buổi 3

Không bịa quy trình
đọc ra quy trình đang chạy

Bảng SOP bốn cột — và cột thứ tư dựng nên cây thư mục.
Nguyên liệu hôm nay là câu trả lời phỏng vấn bạn mang tới.
Buổi 3● AI Architect Studio · Academy
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Mở buổi

Đọc lên vài câu nhân viên vừa trả lời

Chưa bình luận gì. Đọc nguyên văn, để cả lớp cùng nghe.
AI Architect Studio · Academy2 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Câu hỏi của buổi

Có đúng như bạn vẫn tưởng không?

Gần như lớp nào cũng có người phát hiện quy trình thật khác quy trình mình nghĩ.
AI Architect Studio · Academy3 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Ba chỗ hay lệch nhất

Thật khác tưởng ở đúng ba chỗ

Số bướcsếp nghĩ 4 bước, người làm kể ra 9 — 5 bước kia không ai ghi
Thứ tựcó bước làm song song, không tuần tự như sơ đồ trong đầu
Chỗ tắctắc ở khâu không ai ngờ, thường là khâu chờ người khác
AI Architect Studio · Academy4 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Luật của buổi

Viết mới ra bản đẹp nằm im trong ngăn kéo

Đọc ra thì được bản đang có người chạy. Khác nhau ở chỗ đó.
AI Architect Studio · Academy5 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
So hai cách

Cùng ra một tài liệu, khác hẳn số phận

Viết mớiđẹp, đủ mục, và không ai theo vì không phải cách họ đang làm
Đọc raxấu hơn, nhưng đúng thứ đang chạy — sửa dần được
AI Architect Studio · Academy6 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Việc làm tại lớp

Dựng bảng SOP bốn cột ngay bây giờ

Từ chính câu trả lời phỏng vấn. Không thêm bước nào từ trí nhớ.
AI Architect Studio · Academy7 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Bốn cột

Ba cột ai cũng biết, cột thứ tư mới quan trọng

Bướclàm gì — kể cả bước nhỏ người làm coi là hiển nhiên
Thời hạntrong bao lâu, tính từ mốc nào
Cổng duyệtđiều kiện phải đạt mới được sang bước sau
Đầu rabước này đẻ ra hiện vật gì
AI Architect Studio · Academy8 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Cao trào một

Linh hồn của SOP là cột cổng duyệt

Không có cổng thì SOP chỉ là danh sách việc, không phải quy trình.
AI Architect Studio · Academy9 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Cách tự tìm chỗ đặt cổng

Chỉ cần hai câu hỏi, không cần lý thuyết

Chạy hai câu này trên từng bước của bảng vừa dựng.
AI Architect Studio · Academy10 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Hai câu

Hỏi xong là biết bước nào cần người bấm

① Việc này có rút lại được không?gửi khách · chuyển tiền · xoá file · đăng bài — rút không được
② Sai thì ai chịu?mình chịu thì phải có cổng; người khác chịu thì bàn lại
AI Architect Studio · Academy11 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Áp vào việc thật

Rút không được thì bắt buộc có người bấm

Phải có cổnggửi báo giá · phát hành hồ sơ · đặt vật tư · trả lời khiếu nại
Để tự chạygom dữ liệu · dựng bản nháp · đổi tên tệp · xếp vào kho
AI Architect Studio · Academy12 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Vì sao cổng đáng tiền

Cổng chặn cái sai lúc sửa còn rẻ

Cùng một lỗi, càng đi xa càng đắt. Cổng đặt đúng chỗ là tiết kiệm thật.
AI Architect Studio · Academy13 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Một lỗi, ba mức giá

Sai ở brief và sai ở công trường khác nhau xa

Bắt ở briefmất một cuộc gọi
Lọt tới bản vẽmất một tuần vẽ lại
Lọt tới thi côngmất vật tư, mất tiến độ, và mất mặt với khách
AI Architect Studio · Academy14 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Cao trào hai

Thêm đúng một cột nữa: bước này đẻ ra gì

Cột rẻ nhất trong cả khoá, và nặng ký nhất.
AI Architect Studio · Academy15 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Vì sao cột đó quan trọng

Mọi hiện vật đều sinh ra từ một bước

Không có tệp nào trong công ty từ trên trời rơi xuống.
AI Architect Studio · Academy16 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Hệ quả

Khai đủ đầu ra là khai đủ mọi hiện vật

Và khi đó bảng định tuyến tự rơi ra — không phải ngồi viết tay.
AI Architect Studio · Academy17 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Bảng định tuyến

Mỗi hiện vật trả lời năm câu này

Sinh ở bước nàonối thẳng vào cột đầu ra vừa khai
Đặt tên thế nàoquy tắc, không phải ví dụ
Nằm ở đâu · ai đọc · sống bao lâuba câu còn lại, dựng cây ở buổi 7 dùng tới
AI Architect Studio · Academy18 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Nhắc lại cho chắc

Không có cột đầu ra thì buổi 7 tắc

Máy không biết đặt hiện vật vào đâu, vì không biết hiện vật nào tồn tại.
AI Architect Studio · Academy19 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Luật giữ sức

Bắt đầu bằng ba tới bốn bước, không hơn

Chọn đúng chặng hay lỗi nhất. Đừng dựng cả quy trình trong một buổi.
AI Architect Studio · Academy20 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Vì sao bốn bước là đủ

Bản dài mà nằm im thua bản ngắn có người chạy

SOP đầy đủ 20 bướcviết ba tuần, không ai đọc hết, và không ai theo
SOP bốn bướcdán lên tường, tuần sau đã sửa được lần đầu
AI Architect Studio · Academy21 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Chọn chặng nào trước

Ba dấu hiệu của chặng nên làm đầu tiên

Hay lỗi nhấtthường là brief nhận vào và hồ sơ phát hành
Lỗi ở đó đắt nhấtlọt qua là các khâu sau hỏng theo
Có người làm lâu nămcó người kể thì đọc ra được, không phải bịa
AI Architect Studio · Academy22 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Nghiệm thu thật

Người đang làm đọc mà gật thì SOP đúng

Họ sửa chỗ nào thì chỗ đó là chỗ bạn tưởng sai. Đó là món quà, không phải phản đối.
AI Architect Studio · Academy23 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Bài giao đi

Ba việc trước buổi 4

1
Trả bảng cho người kể
Đưa bảng SOP vừa dựng cho chính người được phỏng vấn đọc lại và sửa.
2
Ghi lại chỗ họ sửa
Mỗi chỗ sửa là một chỗ bạn tưởng sai. Đây là dữ liệu, không phải lỗi.
3
Mở hợp đồng công ty
Buổi 4 sẽ soi năm cặp từ có hậu quả. Mang theo bản hợp đồng đang dùng.
AI Architect Studio · Academy24 / 25
AI ARCHITECT STUDIOACADEMY
Câu nền mang về

Quy trình của bạn đã có sẵn rồi

Nằm trong đầu người làm lâu nhất. Việc của bạn là đọc ra, không phải nghĩ ra.
AI Architect Studio · Academy25 / 25